Vous en êtes fan ? Ce n’est pas étonnant ! La vidéo est le média…
Les outils de gestion de candidatures ou ATS (Applicant Tracking System) sont incontournables pour des process RH efficaces et modernes. C’est l’un des meilleurs amis des services RH dans les entreprises et pour cause ! L’objectif premier et commun de ces solutions, c’est de centraliser en un seul et même endroit tous vos recrutements et par la même occasion, de vous permettre de gagner un temps précieux dans la gestion de ceux-ci. À travers cet article et grâce à notre recul sur la question (nous travaillons avec plusieurs acteurs du marché), nous vous proposons de découvrir quels bénéfices vous pouvez en retirer et surtout, en quoi un ATS peut vous aider quotidiennement dans vos missions.
1) Pour simplifier la gestion de mon recrutement
Selon une enquête Regionsjob, “46% des professionnels interrogés utilisent un ATS et 18% envisagent de le faire”. Les propriétaires de ces solutions de gestion de candidatures ont encore de quoi se développer !
Les ATS sont des solutions très intuitives et très faciles à prendre en main. Premier atout incontournable, ils permettent de centraliser vos recrutements en un seul et même endroit accessible facilement. Ce qu’il est intéressant de noter, c’est que la plupart des solutions que nous recommandons fonctionnent en SAS. Elles sont donc accessibles partout et à tout moment avec une simple connexion Internet. On oublie les paramétrages lourds et fastidieux de logiciels sur vos ordinateurs. Un gros plus, surtout dans une période où le télétravail est de mise. Certaines solutions proposent même le paramétrage des étapes du process de recrutement pour une personnalisation à l’extrême et une appropriation optimale. Les candidatures que vous recevez se classent alors automatiquement dans la campagne dédiée et il reste plus qu’à les consulter.
Finis les tableaux Excel à rallonge, les références d’annonces complexes à reporter sur les supports de diffusion, les extractions fastidieuses…
En fonction de la solution choisie, il est possible de disposer assez facilement d’un nombre de campagnes de recrutement illimité. De quoi être à l’aise et pouvoir gérer confortablement vos recrutements. D’un outil à l’autre, on peut trouver des modes de fonctionnement légèrement différents comme la gestion des campagnes en emplacements.
On peut penser (à tort) que les solutions de ce type sont réservées aux gros recruteurs avec des volumes de recrutement et de candidatures importants à gérer. Mais pas du tout ! Pour des tarifs abordables, même les “petits recruteurs” peuvent disposer d’un ATS avec un volume sur-mesure et dimensionné selon leurs besoins.
2) Pour gagner du temps
N’est-ce pas le véritable enjeu ? Le gain de temps est primordial pour une bonne gestion RH. Et ça, les outils de gestion de candidatures l’ont bien compris.
Ils ont pour cela intégré des fonctionnalités particulièrement intéressantes comme les actions automatiques paramétrables et personnalisables : accusés de réception, réponses types (positive, négative, convocation, demande d’informations…), la duplication des campagnes, l’enregistrement de modèles de campagnes, l’envoi et la programmation de rendez-vous en visioconférence en synchronisant les agendas…
Il est de plus possible de constituer un vivier sur la base des CVs reçus, ce qui vous permet d’y revenir rapidement et facilement, ou de retrouver un candidat potentiellement intéressant à qui vous souhaiteriez proposer un poste ultérieurement.
Un historique de chacun des candidats est conservé. Ainsi vous savez très vite quel candidat a postulé quand, pour quelle offre, combien de fois… De quoi garantir une bonne traçabilité des candidatures sans avoir à aller chercher sur chaque job board ou dans vos tableaux plus anciens !
Enfin, certaines solutions prennent en charge la multidiffusion de vos offres, de quoi gagner un peu plus de temps et une étape supplémentaire. Si certains ont développé leur propre technologie pour se connecter à tous les Job boards gratuits ou payants existants, d’autres proposent de s’interfacer avec des outils dédiés spécifiques.
3) Pour faciliter la conformité avec les règles du RGPD
En tant que recruteur, vous êtes amené à traiter des données personnelles par le biais des candidatures que vous recevez. Les questions de RGPD (ou Règlement Général sur la Protection des Données), vous connaissez et c’est particulièrement sensible ! La gestion de ces données est à prendre très au sérieux et à encadrer de façon stricte. Étant donné que vous manipulez des informations personnelles et confidentielles, vous devez vous conformer au RGPD et plusieurs points sont à prendre en compte :
- Le droit à l’oubli : demande d’accès, modification ou suppression de ses données par le candidat,
- Le consentement des candidats pour la collecte de leurs données,
- La sécurité des données candidats, sur des serveurs sécurisés et de préférence en Union Européenne.
Véritable enjeu pour les entreprises, les outils de gestion de candidatures prennent intégralement en charge les questions de RGPD afin, encore une fois, de vous simplifier le travail de ce côté là.
4) Pour favoriser la collaboration sur les recrutements
Autre atout incontournable : l’aspect collaboratif, vous allez très facilement pouvoir impliquer les opérationnels et managers dans les différentes campagnes qui les concernent et ainsi, dans le process de recrutement.
Vous pourrez alors partager directement avec eux des informations sur des candidats intéressants (CV, profil, etc) et surtout, émettre un avis sur chacun d’entre eux. Sur les ATS, il est possible d’ajouter des notes selon ce que vous ou votre manager avez pensé d’un candidat, utiliser des tags pour marquer le suivi et l’évolution dans le process… Et ce, peu importe où se trouve le manager en question ! C’est donc très intéressant notamment si le siège social de votre entreprise est basé à distance du ou des autre(s) site(s) de celle-ci.
Avec un ATS et grâce aux solutions en SAS, vous collaborer plus efficacement, fini les contraintes de distance et d’emploi du temps !
5) Pour évaluer les performances de mon sourcing
On le sait : extraire des statistiques depuis des tableaux Excel n’est jamais vraiment une partie de plaisir. Bonne nouvelle : les ATS vous donnent des statistiques poussées pour évaluer les performances et les retours de vos campagnes de recrutement. Quelques exemples d’infos à retrouver :
- Le nombre de candidatures,
- Des statistiques sur l’ensemble des annonces,
- Les sources et performances des canaux d’acquisition,
- Des analyses sur le temps de recrutement et l’efficacité du process…
Ces éléments sont très facilement exploitables avec la possibilité de les exporter directement. Idéal pour un reporting complet et pertinent !
6) Pour travailler mon image de Marque Employeur
La plupart des solutions proposent de s’interfacer avec votre site Internet ou bien une intégration grâce à la technologie iframe. Le top pour les développeurs d’ailleurs, car c’est un gain de temps énorme pour eux !
Un gros plus pour les candidats qui se rendent sur votre site Internet pour découvrir vos offres d’emploi. C’est de plus le lieu pour ajouter des informations RH sur votre entreprise. Les candidatures envoyées depuis votre site arrivent directement dans votre outil et vous pouvez donc les retrouver facilement. Encore une fois, un gros gain de temps car il n’est plus nécessaire d’ajouter manuellement vos offres sur le site Internet en rubrique dédiée. Mais surtout, toutes vos annonces, sur tous les supports de diffusion que vous choisissez sont visibles de la même façon : uniformisées.
Pour terminer, il y a un réel bénéfice pour votre image de Marque Employeur car vous soignez le parcours candidat. Grâce aux réponses automatiques et personnalisées, vous améliorez la perception de votre image d’entreprise par le candidat. Certains ATS permettent aussi de réaliser des entretiens vidéos différés, de paramétrer des modules de tests de recrutement… Encore un point intéressant !
Vous souhaitez mettre en place un ATS au sein de votre organisation ? C’est très facile ! Le principal, c’est de bien définir votre besoin dès le départ.
Chez Midway, nous connaissons très bien ces solutions et nous pourrons vous aider à faire les meilleurs choix pour votre entreprise. Spécialistes de la question depuis de nombreuses années, nous avons une expérience avérée avec de nombreux clients, qui nous permet d’avoir le recul nécessaire pour vous conseiller au mieux.
C’est votre projet ? Alors parlons-en !